Welche Umschläge werden in Unternehmen am häufigsten verwendet?

Trotz regem Mail-Verkehr versenden Unternehmen auch heute noch täglich zahlreiche Dokumente, Unterlagen oder Briefe auf dem klassischen Postweg. Zusätzlich werden Briefhüllen effektiv als Offline-Werbemittel genutzt. Damit dies jedoch reibungslos funktioniert, haben sich bestimmte Umschlagformate durchgesetzt. Welche das sind, zeigen wir Ihnen hier.

Die häufigsten Briefumschläge im Geschäftsalltag

Firmen und Unternehmen mit umfangreichem Postverkehr greifen nicht selten auf eine maschinelle Kuvertierung zurück, um Zeit und Geld zu sparen. Dies funktioniert allerdings nur mit ausgewählten Umschlagformaten. So sind hierfür beispielsweise Umschläge gemäß der DIN Normen C6 oder C6/5 mit Maßen von 114 x 162 mm und 114 x 229 mm besonders geeignet.

Des Weiteren garantieren Umschläge dieser Größen, dass gefaltete Papiere oder Blätter optimal in die jeweiligen Versandhüllen passen. Und genau aus diesem Grund orientieren sich die im Geschäftsalltag am häufigsten genutzten Umschläge an gängigen DIN Normen und ISO Normen:

• DIN lang (110 x 220 mm)
• C6/5 (114 x 229 mm)
• C6 (114 x 162 mm)
• C5 (162 x 229 mm)
• C4 (229 x 324 mm)
   

Trotz alledem bleibt Raum für Kreativität. Denn auch ein Standardbrief kann individuell bedruckt und für verschiedene Zwecken verwendet werden. Das Wichtigste ist dabei für viele Firmen, sich von der Masse abzuheben und auch über einen längeren Zeitraum im Gedächtnis der Kunden zu bleiben.

Umschläge nach Verwendungszweck

Damit gerade Werbeangebote und Marketingaktionen, die auf dem Postweg versendet werden, vom Zielpublikum wahrgenommen werden, können sowohl farbige Briefumschläge als auch ein transparenter Umschlag genutzt werden. Auf diese Weise setzten Sie sich und Ihr Angebot bereits mit dem Umschlag in Szene.

Vor allen Dingen für Kampagnen im Bereich Direktmarketing, persönliche Geschäftseinladungen zu Events oder Informationen über ein Unternehmen, greifen deutsche Firmen häufig zu kleineren Umschlägen. Dabei bieten sich beispielsweise Briefhüllen der Norm C5 (162 mm x 229 mm) für Prospekte an. Kleinere Flyer und Werbeanzeigen können nach dem Falten hingegen einfach in einem C6 Umschlag (114 mm x 162 mm) versendet werden.

Alternativ werden aktuell vermehrt Briefe, Rechnungen oder Aufträge und Angebote im DIN lang Format (110 x 220 mm) versendet. Diese Breite eignet sich zudem ideal für den geschäftlichen Postverkehr, da typische DIN A4 Blätter leicht im richtigen Format gefaltet werden können. Nicht zuletzt bietet ein solcher Umschlag unabhängig von seinem Inhalt ausreichend Platz für Logo und Firmennamen, Werbeaussagen und Images.

Sollen Dokumente und Papiere für den Versand hingegen nicht gefaltet werden, eignen sich unter anderem Briefumschläge der Norm C4 (229 x 324 mm). Diese finden Sie in unserem Shop sowohl mit Straight Flap als auch mit trapezförmiger Klappe oder selbstklebend für die automatische Kuvertierung. Neben ausreichend Platz für Ihr Markenimage, können Sie Ihre Korrespondenz dank der hochwertigen Klebung dieser Umschläge sicher verschließen.

Wer unterdessen abseits von Standardumschlägen bereits auf den ersten Blick Akzente setzen möchte, kann sich ebenfalls einer außergewöhnlichen Form bedienen. Gerade quadratische Briefumschläge mit oder ohne Fenster sorgen dabei gekonnt für Aufsehen. Ob für einen kurzen Brief, eine außergewöhnliche Einladung oder einen umfangreichen Flyer - mit Sonderformaten hinterlassen Sie meist den größten Eindruck beim Empfänger.

Die richtige Lagerung

Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen auf eine maschinelle Kuvertierung setzt oder sich für Umschläge mit hochwertiger Haftklebung entscheidet, sollten Sie auf eine optimale Lagerung Ihrer Versandtaschen achten.

Um dauerhaft die gewünschte Klebleistung zu sichern, empfiehlt es sich, Umschläge stets bei Raumtemperaturen von etwa 20 °C und einer maximalen Luftfeuchtigkeit von 40 bis maximal 70 Prozent aufzubewahren. Zeitgleich sollten die Umschläge nicht dem direkten Sonnenlicht ausgesetzt werden. Nur so kann vermieden werden, dass der Kleber durch das Papier sickert oder die Klebleistung frühzeitig nachlässt.

Je nachdem, welcher Kleber bei den gewählten Umschlägen verwendet wurde, sollten zudem auch die vom Hersteller angegebenen Haltbarkeitszeiten beachtet werden. Derweil die Klebeleistung bei Versandtaschen mit Selbstklebung schon nach einem Jahr deutlich nachlässt, können Briefumschläge mit Nassklebung überwiegend sogar bis zu fünf Jahre problemlos genutzt werden.

Fazit

Im Unternehmensalltag gibt es zahlreiche Momente, in denen Unterlagen, Dokumente oder Briefe versendet werden müssen. Je nach Umfang, Zweck und beabsichtigter (Werbe-) Aussage wird dann zu unterschiedlichen Formaten gegriffen.

Wichtig hierbei ist jedoch stets zu bedenken, dass sich nicht jeder Umschlag gleichermaßen verwenden lässt. So bieten sich beispielsweise insbesondere für eine maschinelle Kuvertierung nur ausgewählte Formate mit Selbstklebung an. Rücken Versandkosten und Standardformate jedoch zugunsten von Marketing und PR in den Hintergrund, können auch Unternehmen alternative Formate nutzen.