Informationen zur datenschutzrechtlichen Nutzung von Microsoft Forms

Die Antalis GmbH, nachfolgend «ANTALIS» bezeichnet, ist eine im deutschen Handelsregister eingetragene Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit Sitz in 50226 Frechen (HRB-Nr.: 32654) und Tochtergesellschaft der Antalis mit Sitz in FR-92100 Boulogne-Billancourt (SIREN 410 336 069).

Antalis informiert nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Forms“.

„Microsoft Forms“ ist ein Tool innerhalb des von Antalis eingesetzten Microsoft 365 und ein Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited.

Bei der Anwendung und Nutzung von Microsoft Forms werden personenbezogene Daten über Sie verarbeitet. Hierbei ist zu beachten, dass dieser Datenschutzhinweis Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie gemeinsam mit uns Microsoft Forms nutzen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung unter folgendem Link einzusehen:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Von Nutzern aus der Europäischen Union werden die Daten in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) verarbeitet. Jedoch kann es für die Erbringung der Dienstleistung sowie im Rahmen des Supportes möglich sein, dass Daten am Hauptsitz von Microsoft Inc. in den USA verarbeitet werden.

Nach Art. 44 DSGVO ist der Transfer personenbezogener Daten in Drittländer nur dann zulässig, wenn ein Transfermechanismus den Transfer legitimiert. Der für Unternehmen in diesem Zusammenhang rechtssicherste Transfermechanismus stellt der Angemessenheitsbeschluss gem. Art. 45 DSGVO dar.
 

Mittels eines solchen Angemessenheitsbeschlusses kann die Europäische Kommission feststellen, dass ein Drittland, ein Gebiet eines Drittlands oder ein bestimmter Sektor eines Drittlands ein angemessenes Datenschutzniveau bietet. Hat die Kommission einen solchen Beschluss gefasst, dürfen Unternehmen personenbezogene Daten ohne weitere Voraussetzungen an die betreffenden Empfänger im Drittland übermitteln.

Wir haben mit Microsoft im Rahmen der „Online-Service-Terms“ (OST) zunächst einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht.

Mit dem „EU-U.S. Data Privacy Framework“ wurde jedoch im Juni 2023 ein neues Datenschutzabkommen zwischen der EU und den USA abgeschlossen. Hierdurch ist die Grundlage geschaffen worden das Datenschutzniveau für zertifizierte Unternehmen in den USA für angemessen zu erklären. Es handelt sich hierbei um   diesen erforderlichen Angemessenheitsbeschluss.

Dieser Angemessenheitsbeschluss ist für die Unternehmen in den USA erfolgt, die sich erfolgreich bei der zuständigen Behörde zertifiziert haben.
 

Aufgrund der Gesetze in den USA können dennoch US-Dienstleister verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Sicherheitsbehörden herauszugeben, ohne dass Betroffene einen Rechtsbehelf hiergegen einlegen können. Hierdurch kann abschließend nicht ausgeschlossen werden, dass US-Behörden, wie Geheimdienste, Ihre auf Servern der US-Dienstleister befindlichen Daten zu Überwachungszwecken verarbeiten, auswerten und dauerhaft speichern werden.

Antalis hat auf diese Verarbeitungstätigkeiten in den USA keinen Einfluss.

Microsoft hat zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten implementiert. Insbesondere werden die personenbezogenen Daten über Forms nur verschlüsselt übertragen. Darüber hinaus hat sich Microsoft vertraglich verpflichtet, Herausgabeanfragen von US-Behörden soweit möglich gerichtlich abzuwehren. Daher kann grundsätzlich von einem angemessenen Schutzniveau bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft ausgegangen werden.

 

Verantwortlicher in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten ist:

Antalis GmbH

Europaallee 19
50226 Frechen
Tel.:  +49 (0)2234 / 20 55 - 0
Fax:  +49 (0)2234 / 20 55 - 999

E-Mail: infoDE@antalis.com
Website: www.antalis.de

 

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Brands Consulting | Datenschutz & Beratung

Herr Bernhard Brands

Auf dem Hahn 11

D-56412 Niedererbach (Westerwald)

Homepage: https://brands-consulting.eu

E-Mail: Antalis@Brands-Consulting.eu

bzw. auch gerne über die Anschrift der ANTALIS an den Datenschutzbeauftragten:

Datenschutzbeauftragter

– persönlich –

Antalis GmbH

Europaallee 19
50226 Frechen

 

Microsoft ist insofern lediglich Auftragsverarbeiter.

Wenn die Internetseite von Microsoft (Link: www.Office.com) bzw. „Microsoft Forms“, personenbezogene Daten verarbeitet bzw. Cookies einsetzt, ist Microsoft für die Datenverarbeitung verantwortlich. Für die Erbringung des Dienstes Microsoft Forms werden auf der Umfrageseite Cookies von Microsoft eingesetzt.

Microsoft Forms nutzt die folgenden Cookies: 

• AADAuth.forms
• AADAuthCode.forms
• DCLcid
• FormsWebSessionId
• MSFPC
• MicrosoftApplicationstelemetryDeviceId
• MicrosoftApplicationTelemetryFirstLaunchTime
• OIDCAuth.forms
• OpenIdConnect.nonce.Y2…
• RpsAuthNone
• _RequestVerifcationToken
• ai_Session
• usenewauthrollout
   

Dazu kommt

• lokaler Speicher: https://forms.office.com
• Service Worker: https:forms.office.com

Sitzungsspeicher: https:forms.office.com

Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie bei Microsoft unter:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.

Zweck der Datenverarbeitung

Wir setzen das Tool „Microsoft Forms“ für interne und externe Um- und Abfragen, wie z.B. Umfragen innerhalb der Kunden, Evaluierung von durchgeführten Aktionen, Anmeldung zu Veranstaltungen etc. ein.
 

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Teilnahme an unseren Umfragen ist grundsätzlich freiwillig.

Soweit durch die Teilnahme an der Umfrage eine Einwilligung erteilt wird, ist die Rechtsgrundlage nach § 6 Abs. 1 a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Durch den Widerruf oder die Nichterteilung der Einwilligung entstehen keine Nachteile.

Sollten Umfragen für die Anbahnung und/oder Erfüllung von Verträgen erforderlich sein, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß § 6 Abs. 1 b DSGVO.

Falls keine Vertragsbeziehung bestehen sollte, können Umfragen auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effektiven Planung und Durchführung von Projekten und Prozessen gemäß § 6 Abs. 1 f DSGVO erforderlich sein.

Sofern Umfragen im Rahmen eines Beschäftigtenverhältnisses erfolgen, die für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind, geschieht diese gemäß §26  BDSG
 

Empfänger der Daten und Übermittlung in ein Drittland:

 

 Die Formular-Inhaber (Projektteam) haben Zugang zu Forms und können entweder allein oder mit anderen Inhabern Umfragen, Formulare und Fragebögen direkt erstellen und verteilen. Sie sind auch die alleinigen Empfänger der Antworten. Diese werden in Microsoft grafisch aufbereitet und sind für das Projektteam verfügbar.

Bei der Nutzung von „Microsoft Forms“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei von den gestellten und beantworteten Fragen sowie einem eventuellen Upload von zusätzlichen Diensten ab.

Grundsätzlich handelt es sich dabei um folgende personenbezogene Daten:

• Name, Vorname
• E-Mailadresse
• Profilbild (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Status (optional, wenn in Microsoft 365 hinterlegt)
• Datum und Uhrzeit der Öffnung des Fragebogens
• Datum und Uhrzeit der Absendung der Antwort

Wenn Sie an einer anonymen Umfrage teilnehmen, enthält Ihre Antwort keine Kontaktinformation und kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden.

Der Anbieter von „Microsoft Forms“ erhält notwendigerweise im Rahmen seiner Diensterbringung Kenntnis von diesen Daten als Auftragsverarbeiter.
 

Dauer der Datenverarbeitung

Die Daten aus Umfragen/Formularen/Fragebögen (Fragen und Antworten) werden in der Microsoft Cloud gespeichert und von dort durch das Projektteam abgerufen. Sofern keine betriebliche Notwendigkeit, gesetzliche Verpflichtung oder ein besonderes betriebliches Interesse an einer dauerhaften Speicherung besteht, werden alle Angaben nach Zweckwegfall innerhalb eines Jahres gelöscht.
 

Ihre Rechte:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten
• Berichtigung Ihrer Daten
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit

Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind oder wenn Sie glauben, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht gesetzeskonform verarbeiten, können Sie eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde Ihres Landes einreichen. Die Kontaktdaten der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

 

Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung wurde im August 2023 aktualisiert. Wir können von Zeit zu Zeit Änderungen vornehmen oder sie bei Bedarf ändern, um die geltenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Jegliche Änderungen der Datenschutzbestimmungen werden auf unserer Website angekündigt und gelten ab dem Datum der Veröffentlichung auf unseren Websites. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie den Inhalt dieser Datenschutzerklärung gut verstanden haben.

 

 (Stand: 01.08.2023)